Program księgowy online?

Jak umożliwić mobilnym pracownikom wystawianie faktur?

Każda firma potrzebuje jakiegoś programu księgowego do:

  • Wystawiania faktur
  • Gospodarki magazynowej
  • Księgowości

Częstym podejściem jest posiadanie programu do faktur i gospodarki magazynowej, a część księgową pozostawienie specjalizowanej firmie.

Wadą tradycyjnych programów tego typu, jest problem z dostępem z zewnątrz firmy. Obecnie pracownicy, zwłaszcza handlowcy mało czasu spędzają w biurze.
Zwykle komputer z bazą danych programu jest w biurze. Gdy chcemy wystawić fakturę będąc poza nim mamy problem. Stosuje się wtedy jedno z dwóch rozwiązań informatycznych (lub oba jednocześnie):

  • VPN czyli Virtual Private Network – szyfrowane połączenie z biurem. Dzięki temu możemy się komunikować z komputerami w biurze. Program księgowy może się podłączyć do bazy danych programu i można wystawić fakture.
  • Zdalny pulpit – logujemy się na komputer znajdujący się w biurze i za jego pomocą uruchamiamy program aby wystawić fakturę.

Generuje to oczywiście problemy i koszty. Musimy pracownikom ustawić połączenie oraz nadać hasła. Jest to obciążeniem dla firmy, ponieważ zwykle pojawiają się na tym etapie różne kłopoty. Może to być np. wolne łącze internetowe zdalnego pracownika, który ma kiepski zasięg sieci komórkowej. Poza tym do ustawienia tego typu rozwiązań niezbędna jest wiedza informatyczna np. firmy świadczącej usługi opieki informatycznej.

Czy da się prościej?

Alternatywą jest podejście SAAS, czyli Software As A Service (oprogramowanie jako usługa). W internecie można znaleźć kilka stron internetowych, dzięki którym możemy wystawiać faktury i zarządzać stanem magazynu. Przykładowo mogą to być:

WFirma:

wystawianie-faktury-w-firma

Fakturownia:

fakturownia

WFirma jest trochę bardziej zaawansowanym pakietem, w którym  są dodatkowe moduły jak CRM czy kadrowy. Zaletą Fakturowni są wbudowane płatności online tzn. wysyłamy klientowi linka do faktury i może ją opłacić w dowolny sposób – kartą kredytową, szybkim przelewem lub zwykłym. Jeśli zapłaci szybkim przelewem lub kartą, od razu mamy odnotowaną wpłatę i możemy realizować zamówienie.

Dzięki takiemu systemowi niezależnie od tego, czy jesteśmy w biurze, czy w delegacji mamy dostęp do listy wszystkich faktur. Możemy bezproblemowo wystawić fakturę czy fakturę pro formę.

Do tego możemy w prosty sposób dać uprawnienia swojej firmie księgowej do tego systemu i nie będziemy musieli przesyłać do niej papierowych wersji dokumentów.

Aktualizacja programu? Nie istnieje coś takiego w przypadku aplikacji online. O aktualizacje np. związane ze zmianami przepisów, troszczy się dostawca usługi. Nie musimy już dzwonić do pomocy technicznej z powodu problemów przy aktualizacji systemu.

Kopie zapasowe? Nie musimy się o to martwić. Nie musimy szukać rozwiązania, które umożliwi nam przechowywanie kopii zapasowych poza siedzibą firmy na wypadek pożaru czy włamania.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>