Czy użytkownicy wolą Google Apps czy Office 365?

Według ankiety przeprowadzonej przez Spiceworks pośród 500 specjalistów IT z USA i Europy:

When it comes to approved apps, 60% of businesses said employees are using Office 365 compared to 59% for Google Apps. But for unapproved usage 78% of businesses said employees are using Google Apps compared to 41% using Office 365.

Jeśli chodzi o zaaprobowane [przez dział IT] aplikacje, 60% firm stwierdziło, że używają Office 365 w porównaniu z 59% Google Apps. Ale jeśli chodzi o niezaaprobowane [przez dział IT] wykorzystanie 78% firm stwierdziło, że pracownicy używają Google Apps w porównaniu z 41% pracowników używających Office 365.

Źródło: http://www.computerweekly.com/news/2240186610/User-demands-pushing-SME-cloud-adoption

Wynika z tego, że gdy chodzi o decyzję samych użytkowników, to wolą oni używać Google Apps – czyżby było łatwiejsze w użyciu? Za to decyzje firmy co do wyboru Office 365 są pewnie podyktowane dotychczasowym zaangażowaniem w technologie Microsoftu.

Jak doszło do rozwoju usług w chmurze?

AWS-i-Google-App-EngineCo chwilę pojawiają się nowe usługi w modelu cloud computing, czyli przetwarzania w chmurze. Jak to się dzieje, że jest ich tak wiele i ceny są takie przystępne?

Odpowiedzią jest Amazon Web Services. To jest platforma, na której działa większość usług cloud computing. Usługa jest świadczona przez firmę Amazon, która prowadzi wielki sklep internetowy i księgarnię internetową. Dlaczego firma handlowa świadczy usługi informatyczne? Wyszli z takiego założenia:

  1. Mamy masę serwerów do utrzymania naszych usług online.
  2. Dlaczego nie udostępniać nadmiaru mocy obliczeniowej naszych serwerów innym firmom?

Tak zrodziły się usługi Amazon Web Services. Obecnie jest to 9 centrów przetwarzania danych rozsianych po świecie. Skala tego przedsięwzięcia powoduje, że ceny tych usług są niższe niż budowanie własnych centrów. Trudno nadążyć za ogłoszeniami o obniżkach cen usług, które wynikają z coraz większej ilości mocy obliczeniowej.

Firma Google uruchomiła podobną usługę o nazwie Google App Engine, będąca platformą do uruchamiania własnych aplikacji w niezawodnej infrastrukturze firmy Google.

To jest właśnie „maszynownia” większości usług działających w chmurze. Dzięki temu moc obliczeniowa może rosnąć elastycznie wraz ze wzrostem ilości klientów i nie wiąże się to z czekaniem na paczkę z fabryki serwerów.

Jeśli dodasz do swojej domeny Google Apps jakąś aplikację z Google Apps Marketplace, to bardzo prawdopodobne, że usługa działa na bazie Amazon Web Services lub Google App Engine.

Nowa skrzynka odbiorcza GMail z podziałem na kategorie.

Pojawiła się nowa funkcjonalność w Gmail polegająca na dodaniu zakładek i automatycznemu przydzielaniu do nich wiadomości.

NewInboxPasek

Pozwala to lepiej kontrolować przychodzące wiadomości i mniej istotne z nich nie mieszają się z tymi naprawdę ważnymi.

Wiadomości z sieci społecznościowych, oferty, powiadomienia czy wiadomości z for internetowych nie są tak ważne jak nowa wiadomość od klienta.

Jeśli Gmail automatycznie nie zakwalifikował odpowiednio wiadomości, możemy ją po prostu przeciągnąć do odpowiedniej zakładki.

Ta sama nowa funkcjonalność jest też dostępna na telefonach z systemem Android.

Opracowanie eksportu danych z systemu CRM

Problem do rozwiązania: eksport danych adresowych z systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM) w postaci zbiorczego pliku.

Czasem zachodzi potrzeba wysłania korespondencji do grupy klientów. Jeśli system CRM nie umożliwia eksportu odpowiednich rekordów w postaci pliku, jest to kłopotliwe.

Rozwiązaniem jest opracowany system, który na podstawie odpowiedniego zapytania do bazy danych generuje plik programu Excel. Na jego podstawie  można zrobić tzw. korespondencję seryjną w pakiecie Office, co umożliwia np. wydrukowanie etykiet listowych.

Jak to działa? Pracownik wchodzi na stronę internetową, dostępną z wewnątrz firmy, zawierającą odniesienia do raportów, które może wygenerować. Po kliknięciu pobiera plik Excel na swój komputer.

Jak sobie poradzić z nadmiarem haseł

Typowy problem: Duże ilości haseł. Do poczty, hasła do stron internetowych, hasło u operatora komórkowego, hasła do urządzeń  biurowych i hasła do wielu innych usług. Co chwilę przybywają nowe nazwy użytkowników i haseł. Osoba aktywna w Internecie może spokojnie dojść do ponad 100 haseł wymagających zapisania (bo o zapamiętaniu raczej nie może być mowy).

Typowe metody radzenia sobie z problemem:

  1. Używanie wszędzie tego samego hasła, tego samego hasła z różnymi końcówkami lub oczywistych haseł typu „nazwa firmy”, „nazwa firmy123″.
  2. Zapisywanie haseł w przeglądarce internetowej aby logowanie było automatyczne.
  3. Zapisywanie haseł na podręcznej kartce.
  4. Zapisywanie haseł w jednym pliku na komputerze.
  5. Ciągłe używanie funkcji „przypomnij hasło” i ustanawianie nowego hasła.

Wszystkie te metody są mniej lub bardziej niebezpieczne dla danych twojej firmy.

ad. 1. Jeśli z jakiegoś powodu ktoś pozna hasło, ma dostęp do wszystkich usług. Stosowanie końcówek typu „kotek1″, „kotek2″ itd. też niewiele daje (coś takiego jest sprawdzane w pierwszej kolejności przez osobę, która poznała jedno z haseł). Oczywiste hasła są zgadywane wcześniej czy później przez niepowołaną osobę.

ad. 2. Jeśli ktoś podejdzie do komputera i wejdzie w ustawienia przeglądarki może wyświetlić wszystkie hasła w niej zapisane. Osoba niepowołana potrzebuje dwóch minut aby podejrzeć ich zawartość.

ad. 3. Osoba odwiedzająca biuro może zerknąć na taką kartkę i zapamiętać jej zawartość. Skoro to jest „podręczna” kartka, to prawdopodobnie często będzie leżała w okolicach komputera.

ad.4. Jeden plik = wszystkie hasła. Wystarczy kilka minut dostępu do komputera i można sobie taki plik z hasłami wysłać mailem, albo zrobić zdjęcie telefonem komórkowym.

ad. 5. Strata czasu i niepotrzebny wysiłek.

Jak zabezpieczyć hasła? Jakie jest rozwiązanie?

Z pomocą przychodzą wyspecjalizowane programy do przechowywania haseł. Takim przykładem jest program LastPass. Jego zalety:

  1. Jest bezpłatny. Trzeba dopłacić za dodatkowe funkcjonalności.
  2. Można stosować hasła trudne do odgadnięcia bo i tak program je za nas zapamięta.
  3. Magazyn haseł jest zaszyfrowany.
  4. Do magazynu haseł ustawiamy bardzo mocne hasło i możemy je zmieniać co jakiś czas. Jedno hasło do zapamiętania –  nie powinno być z tym problemu.
  5. Program zablokuje dostęp do magazynu haseł po pewnym czasie bezczynności. Czyli jeśli odejdziemy od komputera, ktoś postronny od razu nie zdobędzie wszystkich haseł. Można także ustawić, aby wyświetlanie ważnych haseł wymagało ponownego wpisania hasła głównego do programu.
  6. Wygoda użytkowania. Program sam wpisuje nazwę użytkownika i hasło do formularza. Nie trzeba nic przepisywać.
  7. W wersji pro możemy dokupić kluczyk (coś w rodzaju pen drive), bez którego nie ma dostępu do magazynu haseł.
  8. Możemy użyć nowoczesnego telefonu do generowania jednorazowych haseł – zabezpieczenie podobne do stosowanych w systemach bankowych. -> weryfikacja dwuetapowa

Jak tego użyć?

  1.  Odwiedź stronę http://www.lastpass.com i kliknij „POBIERANIE”.
  2. Uruchom instalatora i dokonaj rejestracji.
  3. Hasło i przypomnienie hasła zapisz na kartce i schowaj w sekretnym miejscu na wszelki wypadek.
  4. W następnym etapie program się spyta, czy zaimportować wszystkie hasła zapisane w przeglądarce i wykasować je z przeglądarki internetowej. Zalecane jest trzymanie wszystkich haseł w LastPasie, bo trzymanie haseł w przeglądarce nie jest bezpieczne. Ewentualnie program może część haseł wykasować, albo wcale w zależności od naszej decyzji.
  5. Po zainstalowaniu w przeglądarce internetowej w prawym górnym rogu pojawi się ikonka gwiazdki. To jest właśnie LastPass.
  6. Należy się zalogować i dla bezpieczeństwa ustawić automatyczne wylogowywanie po czasie bezczynności. Ustawienia -> ogólne -> Wyloguj automatycznie po bezczynności. Jeśli chodzi o czas to trzeba znaleźć kompromis między bezpieczeństwem i wygodą.
  7. Warto jeszcze zmienić język w jakim jest wyświetlany sejf (czyli lista haseł). Kliknij ikonkę gwiazdki w prawym górnym rogu -> Mój sejf last pass
    Teraz z lewej strony wciśnij SETTINGS ->Zakładka GENERAL -> Language -> Polski
  8. W ustawieniach jest też sporo rzeczy decydujących o tym, jak bezpieczny będzie ten magazyn haseł. Istotne mogą być ustawienia w zakładce Bezpieczeństwo gdzie jest dział „Żądaj hasła głównego LastPass gdy:”. Można ustawić kiedy ma być wymagane wpisanie ponownie hasła. W samej aplikacji przy dodawaniu kolejnych haseł stron można oznaczyć, że konkretna strona, którą chcemy bardziej zabezpieczyć, będzie wymuszała wprowadzenie hasła do sejfu przy jej użyciu.

Dodatkowe zabezpieczenia
Mimo wszystko wizja przechowywania wszystkich haseł w jeden aplikacji może budzić obawy. Aby je rozwiać można zastosować dodatkowe zabezpieczenie dostępu do konta LastPass. Jest to tak zwana weryfikacja dwuetapowa, która polega na tym, że nie da się dostać do konta bez posiadania naszego telefonu komórkowego z generatorem haseł.
Przeczytaj więcej na ten temat na stronie o weryfikacji dwuetapowej.

 

Powodzenia w podnoszeniu poziomu bezpieczeństwa Twoich firmowych danych!

Jeśli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu tego rozwiązania, ale także innych sprytnych rozwiązań w swojej firmie, zapraszamy do kontaktu.

Mniej zbędnej pracy dzięki formularzom internetowym.

psychiatria-konferencja-strona-z-formularzemNa potrzeby konferencji naukowej została utworzona strona internetowa zawierająca formularz. Uczestnicy konferencji mogą wypełniać zgłoszenia na dodatkowe wycieczki związane z konferencją. Dzięki temu organizator oszczędza dużo czasu na uproszczonej rejestracji, a co za tym idzie mniejszej ilości błędów w porównaniu z tradycyjnym rejestrowaniem się poprzez email czy telefon.
Wpisane do formularza zgłoszenie jest zapisywane bezpiecznie na serwerze i wysyłane na email osoby odpowiedzialnej za organizację przedsięwzięcia. Można także pobrać wszystkie zgłoszenia jako zbiorczy plik Excel.

Strona internetowa kampanii „Mamo nadchodzę”

Na potrzeby kampanii „Mamo nadchodzę” realizowanej przez Multi Expo , skierowanej do przyszłych matek została stworzona strona internetowa na bazie systemu WordPress.

Dzięki zastosowanej technologii można było szybko uzyskać funkcjonalną stronę internetową zawierającą funkcjonalności i posiadającą cechy:

  • Edycja zawartości strony poprzez intuicyjny panel administracyjny.
  • Łatwe zarządzanie menu nawigacyjnym strony.
  • Dobra współpraca z wyszukiwarkami internetowymi (dobre dla SEO) czyli dobra pozycja strony w wyszukiwarkach.
  • Formularz zgłoszeniowy kampanii, w którym można ustawić pola wymagane lub nie, email na który mają przychodzić informacje o chętnych do wzięcia udziału w akcji z jednoczesnym zapisywaniem tej informacji na serwerze.
  • Precyzyjne statystyki odwiedzin. Można się dowiedzieć z jakiej lokalizacji pochodzą goście strony, z jakiego słowa kluczowego wyszukiwarki i jak długo na niej zabawili.
  • Możliwość prostego rozbudowywania strony o nowe funkcjonalności. Np. integrację z sieciami społecznościowymi.
Mamo nadchodzę - projekt strony internetowej

Mamo nadchodzę - projekt strony internetowej

CRM, wspólny kalendarz i efektywna praca w 2 dni

Firma Captatio dokonała wdrożenia Google Apps czyli Aplikacji Google (platforma do wymiany dokumentów, kalendarzy i poczty) i systemu CRM online w ciągu zaledwie dwóch dni.
Startująca firma może teraz efektywnie docierać do swoich potencjalnych klientów dzięki odnotowywaniu komunikacji z nimi w systemie CRM.
Używając poczty gmail pracownik nie musi się logować oddzielnie do systemu CRM. Wszystko działa na jednym koncie. Można odnotowywać spotkania z klientami i cały zespół wie kiedy te spotkania się odbędą. Dzięki integracji poczty elektronicznej i systemu CRM jeśli klient prześle wiadomość, można od razu sprawdzić czy jest w systemie i ewentualnie dodać notatkę. Widać jakie były ustalenia z klientem zanim wyśle się do niego wiadomość.

Zapomnij o bazie klientów w Excelu –  jest tylko źródłem bałaganu. Poza tym licencja na MS Office jest droga w porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi i dokumentami w Google Apps.