Co zrobić z komputerem z Windows XP?

Windows_XP_BSODNiestety koniec wsparcia dla Windows XP powoduje, że firmy mają problem ze sprzętem, który nadal działa i nadaje się do prac biurowych.  Co można zrobić z komputerem z Windows XP, który już nie jest bezpieczny do używania w firmie?

  1. Aktualizacja Windows do nowej wersji. Zwykle stary sprzęt będzie bardzo wolno działał z Windowsami nowszymi niż Windows XP i zwykle taka strategia się nie sprawdzi. Poza tym ponosimy koszty licencji (około 300zł netto).
  2. Wymiana na nowe. Zwykle się pojawia pytanie „po co złomować komputer, który nadal działa?”
  3. Instalacja Linux. Koszt licencji zero złotych. Komputer działa szybciej niż z Windows XP.
    Wada: Nie działa pakiet Microsoft Office i inne programy na Windows.

Instalacja Linux jako systemu dla firmowych komputerów jest sensowna gdy:Linux_logo

  • Używamy Google Apps, a dokładniej Google Drive do edycji plików w chmurze. Przy edycji plików w przeglądarce internetowej nie ma znaczenia na jakim systemie operacyjnym to robimy.
  • Używamy bezpłatnych pakietów Open Office lub Libre Office zamiast Microsoft Office. Te darmowe pakiety świetnie działają na Linuksie.
  • Możemy się pogodzić z lekką zmianą wyglądu systemu (chociaż Windows 8 także ma spore różnice). Do interfejsu graficznego systemu Linux trzeba się przyzwyczaić.

To działa w praktyce.

Wdrożenie Linux przeprowadziliśmy u jednego z naszych klientów, który działa w chmurze Google Apps.
Został zainstalowany system Ubuntu Desktop.

Jakie są opinie?

  • Działa bardzo szybko. Przeglądarka uruchamia się momentalnie (w porównaniu z Windows).
  • Bardzo ładnie wygląda.
  • Szybko się uruchamia komputer.
  • Stabilnie pracuje.
  • Brak kosztów licencji.

Ubuntu_Desktop

Udostępnianie skrzynki pocztowej

Co zrobić gdy pracownik idzie na urlop? Nie zawsze ustawienie autorespondera („Jestem na urlopie w dniach…”) jest rozwiązaniem. W Google Apps można udostępnić skrzynkę innemu pracownikowi. W ten sposób na czas nieobecności zastępca będzie odbierał i wysyłał pocztę w jego imieniu. Można także udostępnić kilku pracownikom skrzynkę typu biuro@firma. com ,aby mogli wysyłać i odbierać pocztę z tej skrzynki w prosty sposób.

Zobacz jak to zrobić w Google Apps w tym przewodniku video:

Zorganizuj pracę w Google Apps dzięki przypinaniu kart

Praca w Google Apps przy pomocy przeglądarki różni się znacznie od pracy z pakietem MS Ofiice – Outlookiem czy Wordem. Outlook jest zawsze na pasku zadań w Windows i nie trzeba go nigdzie szukać. Jest zawsze pod ręką.

Jak nie zagubić się w wielu zakładkach przeglądarki? Rozwiązanie jest niezwykle proste.

Najlepiej jest wykorzystać przypinanie kart, dostępne w przeglądarkach Chrome i Firefox.

Przypnij na codzień wykorzystywane aplikacje.

Dzięki temu są zawsze dostępne w tym samym miejscu.

Po prostu kliknij prawym klawiszem na karcie i wybierz „Przypnij kartę”. Koniec z szukaniem, można wyrobić sobie nawyk przyspieszający pracę.

Przypnij_karte

Jak edytować dokumenty Microsoft Office na tablecie lub smartfonie?

quick-office-on-tabletIdea pracy na dowolnym urządzeniu i w dowolnym miejscu nie jest bajką. Jeśli chcemy edytować pliki Microsoft Office na tablecie lub smartfonie, wystarczy zainstalować aplikację QuickOffice. Jest dostępna na platformę Android lub IOS. Jest darmowa dla użytkowników Google Apps i wykorzystuje Google Drive. Wystarczy się zalogować na swoje konto Google i można edytować dokumenty pakietu Office, takie jak DOCX czy XLSX, znajdujące się na dysku Google z poziomu aplikacji. Edytowanie dokumentów Office na tablecie i komórce nie może być prostsze.

cloud-cart

Twój sklep internetowy w prosty sposób.

cloud-cartJeśli zastanawiasz się nad wyborem rozwiązania, które zapewni ci sklep internetowy mamy dla Ciebie kilka rad. Captatio zajmuje się sprytnymi rozwiązaniami informatycznymi takimi jak cloud computing i Google Apps. Jak stworzyć sprytnie sklep internetowy?

  1. Nie potrzebujesz programisty.
  2. Nie potrzebujesz kupować licencji na oprogramowanie sklepu.
  3. Nie potrzebujesz płacić za hosting strony internetowej i żmudne umieszczanie oprogramowania sklepu na nim.
  4. Nie musisz płacić za aktualizacje i w poprawki informatyka.
  5. Nie potrzebujesz podpisywać umów z operatorami płatności internetowych.

Potrzebujesz sklepu, za który płacisz na zasadzie abonamentu. Jedna stała miesięczna opłata i sklep działa. Bez problemów.

  • Nie ma sensu inwestować w rozwiązanie szyte na miarę za duże pieniądze. Lepiej sprawdzić swój pomysł na biznes i jeśli się uda, to dopiero wtedy inwestować w drogie rozwiązania programistyczne. Jeśli nie wyjdzie, to po prostu rezygnujesz z abonamentu.
  • Bez stresu. Nie martwisz się tym, że ktoś się włamie do twojego sklepu internetowego. Od tego masz dostawcę usługi aby sklep był bezpieczny.
  • Za stałą miesięczną opłatę masz masę przydatnych działających funkcjonalności i koszt ich stworzenia rozkłada się na wielu klientów korzystających z usługi. Mogą to być płatności internetowe, zamawianie przesyłek kursierskich z poziomu sklepu itp.
  • Zwykle masz dostęp do kilku gotowych szablonów graficznych, które możesz trochę zmienić i gotowe.
  • Jeśli chcesz mieć własny wygląd sklepu możesz zapłacić za projekt i sklep internetowy będzie wyglądał inaczej niż wszystkie inne.
  • Potrzebujesz specjalnych funkcjonalności? Zwykle można to zamówić u dostawcy.

Przykładowe oferty:

Powodzenia w stworzeniu sklepu internetowego marzeń.

Program księgowy online?

Jak umożliwić mobilnym pracownikom wystawianie faktur?

Każda firma potrzebuje jakiegoś programu księgowego do:

  • Wystawiania faktur
  • Gospodarki magazynowej
  • Księgowości

Częstym podejściem jest posiadanie programu do faktur i gospodarki magazynowej, a część księgową pozostawienie specjalizowanej firmie.

Wadą tradycyjnych programów tego typu, jest problem z dostępem z zewnątrz firmy. Obecnie pracownicy, zwłaszcza handlowcy mało czasu spędzają w biurze.
Zwykle komputer z bazą danych programu jest w biurze. Gdy chcemy wystawić fakturę będąc poza nim mamy problem. Stosuje się wtedy jedno z dwóch rozwiązań informatycznych (lub oba jednocześnie):

  • VPN czyli Virtual Private Network – szyfrowane połączenie z biurem. Dzięki temu możemy się komunikować z komputerami w biurze. Program księgowy może się podłączyć do bazy danych programu i można wystawić fakture.
  • Zdalny pulpit – logujemy się na komputer znajdujący się w biurze i za jego pomocą uruchamiamy program aby wystawić fakturę.

Generuje to oczywiście problemy i koszty. Musimy pracownikom ustawić połączenie oraz nadać hasła. Jest to obciążeniem dla firmy, ponieważ zwykle pojawiają się na tym etapie różne kłopoty. Może to być np. wolne łącze internetowe zdalnego pracownika, który ma kiepski zasięg sieci komórkowej. Poza tym do ustawienia tego typu rozwiązań niezbędna jest wiedza informatyczna np. firmy świadczącej usługi opieki informatycznej.

Czy da się prościej?

Alternatywą jest podejście SAAS, czyli Software As A Service (oprogramowanie jako usługa). W internecie można znaleźć kilka stron internetowych, dzięki którym możemy wystawiać faktury i zarządzać stanem magazynu. Przykładowo mogą to być:

WFirma:

wystawianie-faktury-w-firma

Fakturownia:

fakturownia

WFirma jest trochę bardziej zaawansowanym pakietem, w którym  są dodatkowe moduły jak CRM czy kadrowy. Zaletą Fakturowni są wbudowane płatności online tzn. wysyłamy klientowi linka do faktury i może ją opłacić w dowolny sposób – kartą kredytową, szybkim przelewem lub zwykłym. Jeśli zapłaci szybkim przelewem lub kartą, od razu mamy odnotowaną wpłatę i możemy realizować zamówienie.

Dzięki takiemu systemowi niezależnie od tego, czy jesteśmy w biurze, czy w delegacji mamy dostęp do listy wszystkich faktur. Możemy bezproblemowo wystawić fakturę czy fakturę pro formę.

Do tego możemy w prosty sposób dać uprawnienia swojej firmie księgowej do tego systemu i nie będziemy musieli przesyłać do niej papierowych wersji dokumentów.

Aktualizacja programu? Nie istnieje coś takiego w przypadku aplikacji online. O aktualizacje np. związane ze zmianami przepisów, troszczy się dostawca usługi. Nie musimy już dzwonić do pomocy technicznej z powodu problemów przy aktualizacji systemu.

Kopie zapasowe? Nie musimy się o to martwić. Nie musimy szukać rozwiązania, które umożliwi nam przechowywanie kopii zapasowych poza siedzibą firmy na wypadek pożaru czy włamania.

Udoskonalone dodawanie onośników w dokumentach Google Drive

Jedną z korzyści pakietu Google Apps jest ciągłe jego doskonalenie. Przy tym aktualizacja pakietu, nie oznacza dla nas żmudnego instalowania nowej wersji oprogramowania. Nowa funkcjonalność po prostu jest od razu do naszej dyspozycji.

Jednym z takich małych udoskonaleń jest wprowadzenie lepszego wstawiania linków w dokumencie lub slajdzie prezentacji Google Drive. Wystarczy zaznaczyć kawałek tekstu, który ma być linkiem i wybrać menu WSTAW -> LINK (lub wcisnąć skrót klawiaturowy CTRL + K). Pojawi się małe okno, w którym możemy wybrać do czego jest odniesienie. Może to być odniesienie do miejsca w naszym dokumencie lub do wyniku wyszukiwania w wyszukiwarce Google np. hasła Wikipedii.

link_gif

Koniec wsparcia dla Windows XP i Office 2003 w kwietniu 2014

Zardzewiały-Windows-XPW kwietniu 2014 kończy się wsparcie Microsoftu dla Windows XP. Bardzo dużo firm, nadal używa tej starszej wersji Windows.

Co to oznacza dla firmy z komputerami z Windows XP?

  1. Microsoft przestanie publikować poprawki, mające wpływ na bezpieczeństwo komputera.
  2. Może to oznaczać więcej złośliwego oprogramowania i wirusów na komputerze, które będą wykorzystywały nowe luki w Windows XP, które nie zostaną załatane poprawkami.
  3. Przy przejściu na nowsze wersje Windows mogą się pojawiać kłopoty związane z uruchamianiem niektórych nietypowych aplikacji, zaprojektowanych pod kątem Windows XP.
  4. Producenci aplikacji działających na Windows, mogą odmówić pomocy technicznej jeśli program jest uruchamiany na XP.

Ten sam problem dotyczy Office 2003. Nie będą publikowane poprawki dla tej wersji pakietu Office, co może skutkować zarażeniem wirusami np. poprzez Outlooka lub spreparowany plik Worda lub Excela.

 

Nowe grupy w Google Apps. Współdzielona skrzynka odbiorcza.

W Google Apps pojawiła się bardzo przydatna nowa funkcjonalność grup, które można stworzyć w Google Apps. Jest to świetna alternatywa do funkcjonalności Public folders w MS Exchange.
Teraz można mieć skrzynkę odbiorczą dla adresu email przypisanego do grupy. Taką grupę można stworzyć np. dla ogólnofirmowego adresu email. Wtedy kilku pracowników odbiera wiadomość od klienta. Taka współdzielona skrzynka odbiorcza jest niezwykle wygodna.

  • Wiadomość może zostać „przejęta” przez pracownika lub przypisana do niego przez administratora grupy.
  • Można oznaczyć „sprawę” jako załatwioną lub oznaczyć ją jako duplikat.
  • Pracownik może odpowiedzieć klientowi ze swojego adresu email lub adresu grupy (adresu ogólnofirmowego).
  • Odpowiadając na email można skorzystać z listy wcześniej ustawionych odpowiedzi szablonowych np. „Dziękujemy za wiadomość. Zajmujemy się już Państwa problemem.”
  1. Jest to świetny sposób aby zapewnić, że żadna wiadomość na firmowy email nie zaginie w natłoku spraw.
  2. Można stworzyć grupy dla różnych projektów np. organizacja konferencji
  3. Dobrym pomysłem może być grupa reklamacje@firma.com, z uwagi na funkcję oznaczania spraw jako rozwiązane i przydzielania ich do pracowników.

Jeszcze jeden powód aby wdrożyć Google Apps.

Uwaga: Funkcjonalność nie jest dostępna w bezpłatnej wersji Google Apps.