Wdrożenia Google Apps

Firma Captatio zamuje się wdrażaniem Google Apps dla firm. Dotyczy to zarówno nowych firm, które od początku swojej działalności chcą używać nowoczesnych rozwiązań, jak i firm z istniejącymi systemami pocztowymi.

Jeśli posiadasz już jakieś rozwiązanie poczty elektronicznej (Microsoft Exchange, jakiś dostawca internetowy) i wymiany dokumentów (współdzielone pliki, serwer firmowy) w twojej firmie możemy przeprowadzić proces migracji do Google Apps.

Proces wdrożenia

Proces wdrożenia jakiegokolwiek rozwiązania informatycznego w firmie jest wyzwaniem. Możemy je sprawnie przeprowadzić dzięki sprawdzonym narzędziom i dobrej organizacji.

  1. Analiza istniejącego rozwiązania.
    Co aktualnie jest wykorzystywane, przez ilu pracowników? Jakich funkcjonalności oczekują i jak to może być rozwiązane w Google Apps? Analiza umożliwia zaplanowanie wdrożenia z uwzględnieniem potrzeb firmy.
  2. Plan wdrożenia
    Wprowadzenie wszystkiego za jednym razem czy wdrożenie w kilku krokach? Jakie zadania są przydzielone odpowiednim osobom? Jak przeszkolić użytkowników? Jak dokonać migracji poczty (jakich narzędzi użyć)? Jak mają wyglądać dane po migracji? Jakie mają zostać nadane uprawnienia?
    Nic nie pozostawiamy przypadkowi i wszelkie wątpliwości muszą być rozwiane na tym etapie. Powstaje harmonogram wdrożenia i jego dokumentacja.
    Zwykle przyszli użytkownicy mogą się zalogować do nowego rozwiązania przynajmniej na tydzień przed migracją. Dzięki temu unikamy wielu zgłoszeń związanych z logowaniem się zaraz po migracji.
  3. Szkolenia
    Aby w pełni wykorzystać potencjał nowego rozwiązania (np. współdzielone kalendarze) przydatne są szkolenia. Google Apps niewątpliwie poprawia komunikację w firmie, ale użytkownicy muszą się zapoznać z narzędziem.
  4. Migracja
    Przeprowadzenie właściwego procesu migracji.
    Twoje wiadomości pocztowe są bezpieczne. Jeśli Twój klient wyśle email z zamówieniem, na pewno dotrze do odpowiednich osób, nawet podczas migracji.
  5. Wsparcie powdrożeniowe. Pomoc techniczna.
    Mogą się pojawić pytania np. o możliwość rozbudowania Google Apps o nowe funkcjonalności. Mogą się pojawić pytania o to, jak można uzyskać coś w nowym rozwiązaniu.
    Rotacja w firmie jest czymś naturalnym. Nowi pracownicy mogą potrzebować wprowadzenia do rozwiązań stosowanych przez nowego pracodawcę.

W przypadku większych firm można przeprowadzić wdrożenie Google Apps w etapach:

  1. Najpierw użytkownicy związani z działem IT.
  2. W następnej kolejności wybrani pracownicy poszczególnych działów lub lokalizacji, którzy będą pełnili rolę lokalnych specjalistów.
  3. Ostatni etap to uruchomienie usługi dla reszty pracowników.

W takim przypadku ustawia się selektywne dostarczanie poczty elektronicznej, tak aby działały oba systemy pocztowe – stary i nowy.

Co jest istotne przy wdrożeniu?

Zarządzanie zmianą

Zarządzanie zmianą jest niezmiernie istotnym elementem wdrożenia.  Silne jest przywiązanie pracowników do własnego sposobu pracy i nie jest łatwe zmienienie nawyków.  Aby stało się to możliwe potrzebne jest:

  • Wsparcie kadry zarządzającej – między innymi informowanie o potrzebie zmiany.
  • Odpowiednia ilość komunikacji (bezpośredniej i poprzez pocztę elektroniczną)  o zmianie, która ma się dokonać
  • Pracownicy muszą zawuażyć korzyści z wdrożenia nowego rozwiązana
  • Pracownicy muszą otrzymać odpowiednią ilość szkoleń, aby sięgnięcie po nowe narzędzie było jak najprostsze
  • Wprowadzenie nowych elementów etapowo, najlepiej rozpoczynając od prostszych rozwiązań, dających najwięcej korzyści w krótkim czasie. Może to być np. kalendarz.

Zaplanowanie wdrożenia od strony technicznej

Problemy techniczne mogą być istotnym czynnikiem sprawiającym, że adaptacja nowego rozwiązania nie będzie miała poparcia wśród pracowników. Dlatego tak istotne jest zaplanowanie wdrożenia pod kątem technicznym aby nie było np. problemów z dostarczaniem poczty elektronicznej.

Jeśli chciałbyś wprowadzić nowoczesne rozwiązanie Google Apps w swojej firmie zachęcamy do kontaktu.