Category Archives: Google Apps

Udostępnianie skrzynki pocztowej

Co zrobić gdy pracownik idzie na urlop? Nie zawsze ustawienie autorespondera („Jestem na urlopie w dniach…”) jest rozwiązaniem. W Google Apps można udostępnić skrzynkę innemu pracownikowi. W ten sposób na czas nieobecności zastępca będzie odbierał i wysyłał pocztę w jego imieniu. Można także udostępnić kilku pracownikom skrzynkę typu biuro@firma. com ,aby mogli wysyłać i odbierać pocztę z tej skrzynki w prosty sposób.

Zobacz jak to zrobić w Google Apps w tym przewodniku video:

Zorganizuj pracę w Google Apps dzięki przypinaniu kart

Praca w Google Apps przy pomocy przeglądarki różni się znacznie od pracy z pakietem MS Ofiice – Outlookiem czy Wordem. Outlook jest zawsze na pasku zadań w Windows i nie trzeba go nigdzie szukać. Jest zawsze pod ręką.

Jak nie zagubić się w wielu zakładkach przeglądarki? Rozwiązanie jest niezwykle proste.

Najlepiej jest wykorzystać przypinanie kart, dostępne w przeglądarkach Chrome i Firefox.

Przypnij na codzień wykorzystywane aplikacje.

Dzięki temu są zawsze dostępne w tym samym miejscu.

Po prostu kliknij prawym klawiszem na karcie i wybierz „Przypnij kartę”. Koniec z szukaniem, można wyrobić sobie nawyk przyspieszający pracę.

Przypnij_karte

Jak edytować dokumenty Microsoft Office na tablecie lub smartfonie?

quick-office-on-tabletIdea pracy na dowolnym urządzeniu i w dowolnym miejscu nie jest bajką. Jeśli chcemy edytować pliki Microsoft Office na tablecie lub smartfonie, wystarczy zainstalować aplikację QuickOffice. Jest dostępna na platformę Android lub IOS. Jest darmowa dla użytkowników Google Apps i wykorzystuje Google Drive. Wystarczy się zalogować na swoje konto Google i można edytować dokumenty pakietu Office, takie jak DOCX czy XLSX, znajdujące się na dysku Google z poziomu aplikacji. Edytowanie dokumentów Office na tablecie i komórce nie może być prostsze.

Udoskonalone dodawanie onośników w dokumentach Google Drive

Jedną z korzyści pakietu Google Apps jest ciągłe jego doskonalenie. Przy tym aktualizacja pakietu, nie oznacza dla nas żmudnego instalowania nowej wersji oprogramowania. Nowa funkcjonalność po prostu jest od razu do naszej dyspozycji.

Jednym z takich małych udoskonaleń jest wprowadzenie lepszego wstawiania linków w dokumencie lub slajdzie prezentacji Google Drive. Wystarczy zaznaczyć kawałek tekstu, który ma być linkiem i wybrać menu WSTAW -> LINK (lub wcisnąć skrót klawiaturowy CTRL + K). Pojawi się małe okno, w którym możemy wybrać do czego jest odniesienie. Może to być odniesienie do miejsca w naszym dokumencie lub do wyniku wyszukiwania w wyszukiwarce Google np. hasła Wikipedii.

link_gif

Nowe grupy w Google Apps. Współdzielona skrzynka odbiorcza.

W Google Apps pojawiła się bardzo przydatna nowa funkcjonalność grup, które można stworzyć w Google Apps. Jest to świetna alternatywa do funkcjonalności Public folders w MS Exchange.
Teraz można mieć skrzynkę odbiorczą dla adresu email przypisanego do grupy. Taką grupę można stworzyć np. dla ogólnofirmowego adresu email. Wtedy kilku pracowników odbiera wiadomość od klienta. Taka współdzielona skrzynka odbiorcza jest niezwykle wygodna.

  • Wiadomość może zostać „przejęta” przez pracownika lub przypisana do niego przez administratora grupy.
  • Można oznaczyć „sprawę” jako załatwioną lub oznaczyć ją jako duplikat.
  • Pracownik może odpowiedzieć klientowi ze swojego adresu email lub adresu grupy (adresu ogólnofirmowego).
  • Odpowiadając na email można skorzystać z listy wcześniej ustawionych odpowiedzi szablonowych np. „Dziękujemy za wiadomość. Zajmujemy się już Państwa problemem.”
  1. Jest to świetny sposób aby zapewnić, że żadna wiadomość na firmowy email nie zaginie w natłoku spraw.
  2. Można stworzyć grupy dla różnych projektów np. organizacja konferencji
  3. Dobrym pomysłem może być grupa reklamacje@firma.com, z uwagi na funkcję oznaczania spraw jako rozwiązane i przydzielania ich do pracowników.

Jeszcze jeden powód aby wdrożyć Google Apps.

Uwaga: Funkcjonalność nie jest dostępna w bezpłatnej wersji Google Apps.

Nowa skrzynka odbiorcza GMail z podziałem na kategorie.

Pojawiła się nowa funkcjonalność w Gmail polegająca na dodaniu zakładek i automatycznemu przydzielaniu do nich wiadomości.

NewInboxPasek

Pozwala to lepiej kontrolować przychodzące wiadomości i mniej istotne z nich nie mieszają się z tymi naprawdę ważnymi.

Wiadomości z sieci społecznościowych, oferty, powiadomienia czy wiadomości z for internetowych nie są tak ważne jak nowa wiadomość od klienta.

Jeśli Gmail automatycznie nie zakwalifikował odpowiednio wiadomości, możemy ją po prostu przeciągnąć do odpowiedniej zakładki.

Ta sama nowa funkcjonalność jest też dostępna na telefonach z systemem Android.